小さな時短術を積み重ねて時間を作ろう
ども。Kaiです。
知り合いの教員は離任式や入学式。そんな時節でもあり今回は僕が教員時代に行っていたスケジュール管理について紹介します。結論としてはエクセルを使って管理していたのですが、どのように管理していたかを紹介することで、一例として参考になればと思います。
予定管理
最初の高校で教務から授業の予定表をもらったときのこと。当時の予定管理がとても苦手な僕が見たのは、とある先生が自分の授業の予定表（１週間分）を大量にコピーしていたことでした。その先生はそれを重ねてメモ帳のようにし、空きコマに何をするのかをまとめていました。
コレだ！と直感。
教員は毎年同じことをするので、次年度もそれを見直せるよう電子版で同じものを作りました。
それがこちらです。
黒は授業や会議のコマ割りです。
赤は＋αの自分の予定。
青はその中でとりわけ準備するものを、
緑はチェックする項目を示しています。
色分けはいちいち確認など文字で書かなくて良いのでメモする上で地味に時短の工夫でした。エクセルだと簡単にできるのも嬉しい点です。
ここに突発的な案件（生徒指導案件や、他の先生のサポート、保護者来校など）が入ります。部活動指導はそちらで予定表を作っていたので記入していません。顧問を持っていなかった訳ではないです笑。
この予定管理を運用し始めてから、いつ何をすれば良いのかが明確になりました。スケジュールを管理されている方からすると当たり前だと思うのですが、これが非常にわかりやすい。実際に空き時間を可視化し、何をすべきかまで組み込んでいる方はそんなに多くない・・・かもしれません。
「スケジュールを組む」という動作が入ってくるのでその時間がもったいないと考える方もみえるかもですが、圧倒的にパフォーマンスが上がるのでおすすめです。
僕は最初にその授業割をコピーされた先生に出会えて幸運でした。
タスク管理
タスク管理もエクセルで可視化していました。時間軸で予定を管理し、内容軸でタスクの進捗を管理するイメージです。
それがこちら。
これは業務の効率化についての本を読み漁る中で得たタスク管理の方法をアレンジしたもの。
こちらは情報を横断的に把握する必要のある方にオススメです。僕は学年に関わるすべてのイベントにどんな課題があるのかを把握しておく必要があったので、こういった一覧性に長けたタスク管理表は非常に助かりました。
ポイントは形式とステータスを明確にすることです。担当者とステータスが分かればいつでも確認ができます。これにより当初は抱え込みだった仕事も少しずつ分担できるようになりました。
デメリットは作成に圧倒的な時間がかかることです。
僕の場合は各分掌の内容がブラックボックス化され、不文律だらけの状態だったので担当されていた先生に話を伺うといった手間も多く、情報を整理するのに非常に時間やストレスがかかりました（素直に教えてくれる先生ばかりではなかったので）。
今後はコロナの影響で導入された技術が整備され、楽にスケジュール管理ができるようになるかもしれませんし、校種や私立、地域によっては既に整備されているかもしれませんね。
まとめ
いかがでしたか。
今回はスケジュール管理について書きました。ロードマップでも言及しましたが教員は横断的に仕事をする手前、進捗を確認することを心がけないと十分に練ることができず自転車操業になってしまうこともあります。
効果は絶大ですので、ぜひ最大限活用してみてください。そして、学校の先生方、今年度も頑張ってください：）では。
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