【イケてる会議は面白い＃３　記録】 記憶より記録！会議を充実させるためのコツ。

なんていうか、オーストラリアに来ると髪の毛がめちゃくちゃ抜けるんですよね。硬水の影響なんでしょうかね。紫外線の影響なんでしょうかね。ハゲそうだしコレなんとかならんかな。と、いうことで前回までで会議の意義・うまくいかない原因・あるべき姿・現実の落とし所を確認しました。

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学年主任となってから、圧倒的に増えた会議。運営委員会や分掌会などに出席することに加え、担任会や学年会など自分が運営しなければならない会議もできました。その環境で学んだ教訓の１つ。

それが「記憶より記録」です。

会議においては記憶力に関係なく、記録の方が圧倒的に大切です。自分の意図とは関係なく、情報を誤って伝えてしまう、伝わってしまうことがあり得るからです。ねじれた情報は歪ゆがんで波及します。それを防ぐのは記憶ではなく、記録なのだと学んだのです。今回は拙つたないながらも僕が「記録の取り方」について工夫していたことを書いていきます。

記録の取り方 メモを色分けしよう

まずは、自分が会議に出席する側、主催する側の両方で活躍するワザ。それがメモの色分けです。

メモは何のために取るのか。
後で見返すためです。

議事録は何のために取るのか。
誰が何を言ったのかを記録するためです。

そこで活躍するのが色分けです。そんなことかと思えますが、侮るなかれです。昨今メモやボールペン、議事録の取り方などの本が数多く出版されています。必要なければ売れるはずがありません。つまり、多くの人がわかっているけどその効果を享受していない分野なのです。

機械的に使い分けることができるので本当にびっくりするくらいスッキリするんですよね〜
ちなみに僕は以下のように色分けしていました。

いろいろ試しましたが、これに落ち着きました。もしコレから漏れるイレギュラーな内容が出たらそのとき対応する方針で進めました。色でメモを分けるメリットは何といっても

・書く量を省略できること
・細部まで思い出せること

これに尽きます。

まず書く量を圧倒的に省略できます。例えば、運営委員会では多くの議題を扱うこともあり、「ではこれは一度、分掌や学年で持ち帰って再来週までに話し合ってください」となることも多いです。そうした検討事項に関してどこまで決まっていて、どんな発言が出たことで、どう検討案件に行き着いたのかを漏れなく、各会議で伝えることが大切です。それが伝聞レベルではいけません。

時間割の関係で運営会議から下手したら３〜４日後に担任会や分掌会があることもしばしば。次々と業務が降ってくる中でイチイチ記憶している暇はありません。とりわけ主任は“超”がつくほど忙しいので、正直抜けてしまう・・・・・・主任の方もみえました。

しかしながら、手前味噌で恐縮ですが、この色分けにしてからその漏れはほとんどありませんでした。

ちなみに「メモの魔力」で一役有名になった前田 裕二氏は同書にアドバイスとして緊急度ではなく重要度で色分けするよう言っています。理由としては、緊急度は自分の判断に関係なく外的要因で決まる場合が多いためです。

減らすことが苦手な教育現場では議題を出す側も緊急か重要かわかっていないことも少なくありません。僕は自分用にルールをアレンジしました。間違いはありませんのでしっくりくるマイルールを作って、色を使いこなしましょう！

まとめ

いかがでしたか。

今回は記録の取り方としてメモを色分けすることを紹介しました。

もし、メモの仕方で悩みを抱えている先生が見えたらぜひ試験的に導入してみてください。明治大学文学部の教育学者である齋藤 孝教授の著作「三色ボールペンで読む日本語」の言葉を借りるとシンプルだから応用が利く。

学校現場へ経済金融教育カリキュラムの提供などをされている泉 正人氏の著書「自分とチームの生産性を最大化する 最新「仕組み」仕事術 」の中でも成長する人がやっている３つの習慣の１つに「記憶でなく記録」を入れています。

正直大それたことはしていません。しかし、小さな工夫の蓄積が大きな成果を生むことを学びました。みなさんはどのようにメモを取っていますか。そこに色のアクセントを上手に加えてみてください。続ければ続けるほどその効力を実感すると思います！

僕は上記の本を主に参考にしていました。気になる方は是非手にとって読んでみてください。会議上手の第一歩、メモの達人になりましょう♪

では。