小さな時短術を積み重ねて時間を作ろう
どうもKaiです。学校の先生にとって３月といえば転勤の内示。勤めていた学校の異動状況もおもしろそうです。ということで今回は教育関係。作業効率UPに大切なロードマップについて紹介します。
では早速見ていきましょう！
ロードマップとは
ロードマップとは道のり。もう少し仕事の文脈に寄せると「やるべきことを達成する、もしくは完遂するまでの道のりを表した工程表」です。多くが時系列でまとめられています。計画や行事をどう進めていくかという骨組みの部分です。
担当を決めたらあとはブラックボックス、というのが意外と多いのが教育現場ではないでしょうか。仕事の依頼への返し刀で「私はこの仕事やってるから無理」という常套句があります。しかしどれだけ大変かわからないため蓋を開けたら業務の数は同じで、負担が全く不平等ということも少なくありません。大変な仕事ばかり充てられた教員は釈然としません。
また、チームで計画や行事を進めていく場合、全体で動いていることを理解して取り組む必要があります。A〜G先生で分担しておいた業務の完遂直前でA先生だけ全然進んでいないと発覚したとなると取り返しがつきません。
ロードマップはこのような適切な割り当て、取りこぼしのない確実な進捗という点において
非常に大きな力を発揮します。修学旅行や体育行事、補習、大学入試など、特に段階を踏む計画や行事にこそ役に立ちました。
上手に活用し、定期的に進捗を確認しよう
作り方は至ってシンプル。個人的には工程がわかれば何でもOK。
僕は時系列の直線にすべきことをまとめ、担当者の担当業務の進捗表で状況を確認していました。完了日（行事当日）を1番右に置き、そこから順に左に逆算していく形で計画します。修学旅行であれば次のような形です。
それぞれに担当をつけ、いつまでに完了させるかを細かく分担しましょう。アクティビティ希望調査であれば、LTを使うか休み時間で決めるかで費やす時間が変わります。そういった時間の使い方も含めて検討できるのがこのロードマップの強みです。
もし、これを会議で進めるならたたき台を作って提案しましょう。時間の限られた会議の中でこれを参加者で０から作るのは非効率です。
そして、もう一つ大事なのが進捗の確認です。
・課題に対して何をするのか
・誰がいつまでにするのか
・今どういう状況か
これをロードマップとセットにして情報の共有をはかりましょう。遅れている工程があれば一目でわかるので催促できますし、場合によっては柔軟に協力し、チームで漏れなく対応することも可能です。
これを大なり小なり頭の中でできてしまうのが教員の強みです。一方でしばしばそのイメージがチームで統一されていないのが教員の弱みです。
ロードマップでいつまでに何をすべきかがわかれば、あとは各先生のタイミングで取り組んで貰えばいいので変に気にかける必要もなくなります。そうすれば、少なくとも突発的な「あ、そういえば〇〇先生、これやっといて」が減り、担当の先生も労力を適宜割くことができるのではないでしょうか。
適切な分担と、確実な進捗をロードマップで一元化し、業務を効率化していきましょう！
まとめ
いかがでしたか。今回はロードマップについて書きました。
教員は横断的に仕事をする手前、担当業務が抜けがちです（特に僕はそうでした・・・）。
ロードマップを会議で確認すれば、いつまでに何をすればいいかというのを定期的にリマインドできるので非常に使い勝手が良かったと記憶しています。
効果は絶大ですので、ぜひ最大限活用してみてください。全国の先生方、少し早いですが１年お疲れ様でした。では。
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